会社案内

代表者

森谷仁(取締役社長)

「わかりやすい文書の書き方」,「わかりやすい業務報告書の書き方」あるいは「わかりやすい答案の書き方」を社員研修の形式で指導している。これまで,建設コンサルタント・施工業者・プラントメーカー・物流会社などでの社員研修で講師を務めている。また,セミナー企画会社主催のセミナーでの講師や(公社)日本技術士会主催の講習会での講師なども務めている。

*2017年3月末に,建設部門の方を対象とした「答案作成のテクニック 5つの手順で書いてみよう」と題した技術士試験での受験対策本を出版した。

保有資格

・技術士:総合技術監理部門/建設部門:土質及び基礎
・RCCM:「土質及び基礎」・「トンネル」
・CALS/ECインストラクター

商号 有限会社ジェイタプコ


*ジェイタプコとは,企画&提案する技術士事務所の意味です。

設立

2003年4月

所在地

〒359-1114 埼玉県所沢市北有楽町24-10 エールプラザ航空公園202

電話番号 04-2924-9030

私のコンセプト

「わかりやすく書くこと」について

明確に書く

弊社では,「わかりやすい=明確」と定義しています。すなわち,「わかりやすく書くこと」とは「明確に書くこと」です。
明確に書くことで,読み手に内容が明確に伝わります。

ここで,以下の2つの文を比べて下さい。

A:設計の見直しで,建設費が大幅に削減できた。
B:設計の見直しで,建設費が約2億円(見直し前に比べて約10%)削減できた。

Aの文が,「読み手に内容が伝わる文」です。
Bの文が,「読み手に内容が明確に伝わる文」です。すなわち,内容を明確に書いた文です。

読み手の立場に立ってみる

例えば,業務の成果をまとめた業務報告書を読む人や試験の答案を読む人,すなわち,読み手の立場になったことを考えてください。読み手の立場で考えれば,業務報告書や試験の答案は,Bの文のように,読み手に内容が明確に伝わるように書く必要があることがわかると思います。

読み手の立場に立ってみると,「わかりやすく書く」,すなわち,「明確に書く」ことの重要性がよくわかると思います。

「読み手の立場に立って書くこと」を意識して文書を書けば,必ず,わかりやすい文書が書けます。

文書をわかりやすく書くことが技術者に求められる理由

【伝達の成立】
技術者の方々(書き手)は,読み手に何かを伝えるために文書を書きます。書き手が書いた文書の内容を読み手にわかりやすく伝えること,すなわち,内容を明確に伝えることで,「読み手に文書の内容を伝えること(伝達)」が成立します。

例えば,業務報告書を書くことを考えます。業務の成果をその発注者(読み手)に伝えるために業務報告書を書きます。しかし,「解析条件の設定根拠がわからない」,「この部分では,結局,何が言いたいのだろう?」,「文の羅列でダラダラ書かれているので内容が明確に伝わらない」などと発注者(読み手)から判断されたら,「業務の成果を伝えること(伝達)」は不成立です。

発注者(読み手)から,「なるほど,業務の成果がわかった(理解できた)」と言ってもらうことで伝達が成立します。
このように,文書をわかりやすく書くこと,すなわち,読み手に内容が明確に伝わるように文書を書くことで,書き手から読み手への伝達が成立します。

【技術力の適切な評価】
「明確に書く」の中で紹介したAの文とBの文において,Bの文のように,読み手に内容が明確に伝わるように書くことで,技術力が適切に評価されます。Aのような文では技術力が適切に評価されません。

文書も同じです。わかりやすい文書,すなわち,読み手に内容が明確に伝わる文書を書くことで書き手の技術力が適切に評価されます。

特に,記述式試験では,自分の技術力が適切に評価されることで試験に合格できます。例えば,頭の中に,Bの文のような解答があっても,答案用紙に,Aの文のような解答を書いたら不合格になるかもしれません。このため,記述式試験では,わかりやすい答案,すなわち,試験官に解答が明確に伝わる答案を書く必要があります。

あらゆる分野の技術者の方に共通

文書をわかりやすく書くことは,製品開発や技術開発に携わる技術者の方,研究に携わる技術者の方,IT関連の技術者の方,建設関連の技術者の方などあらゆる分野の技術者の方に求められることです。
伝達を成立させること,自分の技術力に対して適切な評価を受けることは,あらゆる分野の技術者の方にとっての共通事項だからです。

社員研修に至るまで

技術士事務所が「文書をわかりやすく書く方法」に関する社員研修を行っているわけ

一冊の本との出合いがスタート

一冊の本との出合いが,現在,社員研修を行なっていることの原点(スタート)です。

その本とは,「理科系の作文技術:木下是雄著(中央公論新社)」です。この本を初めて読んだのが昭和56年(1981年)でした。しかし,「理科系の作文技術」のすばらしさがわかったのは,それから22年が経過した平成15年(2003年)に再びこの本を読んだときでした。

「理科系の作文技術」を読んでから,「文章や文の書き方」,言い換えると,「わかりやすく書くこと」の重要性が認識できました。

「理科系の作文技術」を読んだことをきっかけにして,さらに,「分りやすい文章の技術:藤沢晃治著(講談社)」,「分りやすい表現の技術:藤沢晃治著(講談社)」,「伝える力:池上彰著(PHP研究所)」,「新版技術文書のまとめ方(上下):山中秀男著(東洋経済新報社)」,「日本語の作文技術:本多勝一(朝日新聞社)」など,様々な,文書の書き方,文章の書き方,文の書き方に関する本を読みました。

これらの本を読むことで,「わかりやすく書くこと」の重要性が一層認識できました。

実践で使ってみる

会社を退職して独立した後も,仕事上,業務報告書,技術提案書あるいは企画書などの文書を書くことが多かったので,これまでに読んだ本から学んだ「わかりやすい書き方」に関する知識を使ってこれらの文書を書きました。

さらに,学んだ知識を基にして,独自にわかりやく書く方法を考えながらこれらの文書を書きました。

これらのことを継続することで,「わかりやすい書き方」に関する様々な方法(ノウハウ)が蓄積されました。それらをまとめたのが「わかりやすい文書の書き方・バージョン1(Ver.1)」です。

評価をいただく

仕事でお世話になっている数社の建設コンサルタント様の社員研修会などで,「わかりやすい文書の書き方・Ver.1」の説明をさせていただきました。

これらの研修会の終了後に書いていただいたアンケート結果を読むと,「わかりやすい文書の書き方Ver.1」に対して,多くの方から,「非常に参考になった」や「参考になった」という評価をいただいたことがわかりました。

また,「わかりやすい文書の書き方・Ver.1」に基づき書いた業務報告書が,お客様から,「わかりやすい」との評価もいただくようになりました。

技術士試験での論文を添削してわかったこと

弊社では,以前,技術士試験での業務経験論文(自分が行った業務を書く論文,現行の試験制度ではこの試験項目はありません)の添削を時々行っていました。

添削してわかったのは,「業務のポイントがよくわからない」という論文が意外と多かったことでした。「業務のポイント」とは,例えば,業務の課題やその解決策です。「業務のポイントがよくわからない」という論文は,課題や解決策を読んでも「結局,言いたいことはなんだろう?」と思い,業務の内容が明確に伝わりません。

しかし,このような論文でも,業務のポイントを受験生の方に口頭で説明してもらうとそれらがわかります。

すなわち,「業務のポイントがよくわからない」という論文の多くは,業務のポイントが答案用紙上に明確に書かれていなかっただけでした。

本格的に社員研修を行う

社員研修などや添削を通して感じたことは,「技術者にとっても,わかりやすく書くことは重要である」ということでした。また,「わかりやすく書くこと」を学ぶ機会がほとんどないこともわかりました。

そこで,「わかりやすく書くこと」を知っていただく(学んでいただく)ため,「わかりやすい書き方」の指導を本格的に行うことにしました。

また,「わかりやすい文書の書き方・Ver.1」のレベルアップを図るため,「わかりやすい書き方」に関連した本をさらに読みこの知識を習得するとともに,テクニカルライティングの勉強もしました。

その成果をまとめたものが,「わかりやすい文書の書き方・Ver.2(現在の「わかりやすい文書の書き方)」です。

これまで,建設コンサルタント様,施工業者様,プラントメーカー様,物流会社様,セミナーや講習会に出席された方々などに対して,「わかりやすい文書の書き方」,「わかりやすい業務報告書の書き方」あるいは「わかりやすい答案の書き方」の指導をさせていただきました。

また,指導を受けた方々から,弊社の指導に対して高い評価をいただいております。

「社員研修やセミナーに出席者された方の声」はこちらをご覧ください。

ジェイタプコ代表・森谷仁の著書
「技術者のためのわかりやすい文書の書き方」オーム社
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事例を示しながら17の書き方の使い方を解説しました。
「技術士第二次試験 建設部門 答案作成のテクニック 5つの手順で書いてみよう」オーム社
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答案の書き方を学びたいと考えている受験生の必読書です。​
「技術士第二次試験 建設部門 完全突破」オーム社 水村俊幸共著
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技術論文の書き方を、基本編と実践編に分けてわかりやすく解説しました。

 

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