内容が明確に伝わる技術文書(メール)

内容が伝わる技術文書(メール)
部長の都合により,明後日10 時からの技術第2部の部内会議を同日の午後に変更します。また,営業部からも部内会議に数名出席します。そのため,会議で使う資料を少し多めに準備してください。

このメールを読むと,「部内会議が午後に変更されたこと」,「営業部からも数名出席すること」,「会議で使う資料の部数を増やすこと」という内容は伝わります。

しかし,次のような疑問が残ります。読み手に,内容が伝わっただけで内容が明確に伝わっていません。すなわち,このメールは,内容が伝わる技術文書(メール)です。

内容が“明確に”伝わる技術文書(メール)
部長の都合より,明後日10 時からの技術第2部の部内会議を同日の午後15 時からに変更します。また,営業部からも部内会議に2 名出席します。今回の議題に関する重要な情報を営業部から説明してもらうためです。そのため,会議で使う資料を2 名分増やして22 名分準備してください。

このように書くことで疑問が解消され内容が明確に伝わります。このメールは,内容が“明確に”伝わる技術文書(メール)です。

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