“内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則”と“6つのルールと18の書き方”

「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則」「6つのルールと18の書き方」は,内容が明確に伝わる技術文書を書くうえで中心となるものです。

「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則」とは,技術文書を書くうえでの考え方のことです。
「6つのルールと18の書き方」とは,技術文書を書くうえでの具体的な書き方のことです。

内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則

【内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則】

第1原則:書き手と読み手の違いを認識する

第2原則:内容が明確に伝わる構成を考える

第3原則:内容が明確に伝わる書き方を考える

第1原則は,内容が明確に伝わる技術文書を書くうえで最も重要な原則です。
第2原則は,内容が明確に伝わる技術文書の構成(骨組み)を考えることです
第3原則は,第2原則で考えた構成(骨組み)に,6つのルールと18の書き方を使って肉付けをすることです

6つのルールと18の書き方
ルール 書き方と内容
ルール1 冒頭に書く 書き方1 要点を冒頭に書く
書き方2 全体を冒頭に書く
書き方3 枠組みを冒頭に書く
ルール2 ペアで書く 書き方4 根拠を書く
書き方5 条件を書く
ルール3 分けて書く 書き方6 かたまりに分けて書く
書き方7 箇条書きで書く
書き方8 表で書く
ルール4 視覚的に書く 書き方9 写真や図を入れて書く
書き方10 強調して書く
書き方11 まとまりを持たせて書く
ルール5 合わせて書く 書き方12 組み合わせて書く
ルール6 明確に伝わる文を書く 書き方13 具体的な文を書く
書き方14 意味が明確な文を書く
書き方15 能動態の文を書く
書き方16 短い文を書く
書き方17 肯定文で書く
書き方18 文法を守って書く

◆6つのルールと18の書き方とは◆

6つのルールとは,具体的な書き方の考え方のことです。
18の書き方とは,6つのルールに対する具体的な書き方のことです。

18の書き方について

18の書き方はオールラウンドプレーヤーです。

業務報告書,実験や研究の報告書,会議や打ち合わせで使う資料,提案書,論文,メールなどあらゆる技術文書を書くときに18の書き方を使うことができます。

“伝える内容を明確に理解していること”と“頭の中を整理すること”

一層美味しい料理を作るためには隠し味が必要です。

「内容が明確に伝わる技術文書」という料理を一層美味しく作るための隠し味が,「伝える内容を明確に理解していること」「頭の中を整理すること」です。

伝える内容を明確に理解していること

伝える内容を明確に理解していることとは「理解していること」です。

この逆が,「理解したつもり」です。理解したつもりとは,伝える内容を自分は理解していると思っていても,実際は,理解していなかったことです。

書き手が理解したつもりで書いた技術文書を読み手が読んで「内容が明確に伝わった」と言うことはありません。

理解していること,つまり,伝える内容を明確に理解していることは,内容が明確に伝わる技術文書を書くうえでの条件の1つです。

頭の中を整理すること

自分の頭の中を整理してから技術文書を書いてください。

技術文書を書くとき,「これを書こう,これを書かなきゃ,あれを書こう,あれも書かなきゃ」のように頭の中がごちゃごちゃした状態で書かないでください。この状態で書くと,「内容が伝わる技術文書」を書いてしまいます

例えば,書き手の言いたいことがわかりにくい技術文書を書いたり,文の羅列で技術文書を書いたりします。

頭の中を整理したうえで技術文書を書くことは,内容が明確に伝わる技術文書を書くうえでの条件の1つです。

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