わかりやすい文書が書ける技術者になるための社員研修ならJTAPCO

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君の書いた文書は、
わかりにくい。
と言われたことはありませんか?
ジェイタプコの研修なら、どんな分野・どんな文書でも大丈夫。
わかりやすい文書が書ける技術者にステップアップできますよ。
“わかりやすい文書の書き方”を学んで、文書の書き方に関する悩みを解決しましょう!
上司から「君の書く文書はわかりにくい!」と言われたことのある
技術者の皆さん・・・下の「例A」のような内容を書いていませんか?

例A

*○○駅では,今回実施した対策で鉄道利用者の安全性が向上した。
これを読んだ上司の感想:
「エッ・・・今回実施した対策って具体的に何だ? 安全性の向上って何のことだ? この内容(文)はわかりにくい!書き直しだ!

例B

*○○駅では,ホームドアを設置したことで,鉄道利用者のホームからの転落事故が起きなくなった。
これを読んだ上司の感想:
「やはり,ホームドア設置の効果は大きいな。このような内容(書き方)で書けば,内容が頭の中に浮かんでくるな。わかりやすい内容(文)だ!

技術者の皆さんが,上司の立場(読み手の立場)になったことを考えれば,例Aのような感想を持った上司の気持ちがわかると思います。
逆に,技術者の皆さんが,例Aのような内容を書いた技術者の上司だったら,「この内容は,わかりにくい! 書き直せ!」と指摘したと思います。

ジェイタプコが実施している社員研修を受けていただければ,例Bのような,内容がわかりやすく伝わる書き方を学ぶことができます。

また,例Cを,例Dのように書くこと(まとめること)ができます。

どんな文書でもOK!

文書とは,業務報告書,技術提案書,企画書,技術論文,試験での答案,メールなど,技術者の方々が書く様々な文書の総称です。

すなわち,“わかりやすい文書の書き方”は,どのような文書を書く場合にも使えるオールラウンドプレーヤーのような書き方です。

書き方の定型フォーマットはありません。

わかりやすい文書の書き方に決まった書き方はありません。
つまり,わかりやすい文書を書くための決まった定型フォーマットはありません。
「わかりやすい文書の書き方の3原則」と「6つのルールと17の書き方」=「17の道具」を使って,書き手独自の書き方で文書を書きます。

わかりやすい文書の書き方に慣れてくると,「文書の構成は○○のようにしよう」,「ここは,この書き方(道具)を使って書こう」などと,文書をかわりやすく書くためのいろいろなアイディアが出てきます。わかりやすい文書の書き方に慣れてくると,文書を書くのが面白くなります。

ジェイタプコの社員研修やセミナーに出席された方の声

精密機器メーカーの技術者の方

*伝える内容をよく理解していないと伝わらないということに気付けたのは良かった。演習でより講義の内容を理解・整理できた。
資料を用いて具体的に説明していた。資料の作成方法など,業務に活かせそう。
*最後の演習問題で今回学んだことを実践し,自分の理解度を確かめることができた点がよかった。
*書き方の要点をおさえた説明が多く,実践で使いやすいと思った。

産業機器メーカーの技術者の方

*分りやすく,具体例が多かった。
*文書の作成・スキルについての説明はとてもよかった。
*5年間,設計として資料を作成してきて,テクニックを上司や先輩から教わってきた。今回は今までの教えを総ざらいできる内容で,5年間の概要版になった。
演習が多く実践できることで,内容を理解できたかについて確認できた。

IT関連の技術者の方

*演習がたくさんあり,理解したことのまとめができ良かった。
*読み手を意識して,いかに文章の構成を考えるべきか理解することが出来ました。

工業製品メーカーの技術者の方

*文章の書き方,おさえるべきポイントがわかりやすく参考になった。
*時間配分が明確で進め方もあきない。
*こうしたほうがよい,というのが具体的な事例になって,理解することができました。ありがとうございました。

自動車部品メーカーの技術者の方

*具体例を交えた説明があり,頭に入りやすかった。
*書き手と読み手の目線での書き方が参考になった。
*文書の書き方に加え,相手に口頭で伝えることなども活かせる内容だった。

プラントメーカーの技術者の方

*内容がわかりやすかった。すぐに実践できる内容であった。
*とても分かりやすく,今後の業務で本日の講座で学んだことを意識したいと思います。
*具体的なエピソードが交えられていてイメージし易かったです。

建設関連の技術者の方

書き手と読み手の違いがわかりやすかった。
読み手のことを考えることが重要だと気づいた。
*ポイントを絞り込んで解説しており,具体例が多く理解しやすかった。
*主要なこと,目的を冒頭に書くことの重要性がわかった。
文章の構成の仕組み,要点をつかむ,「6つのルールと17の書き方」は特に良い(今後に生かされる)。

(いずれも,わかりやすい文書の書き方(解説編:研修プログラム1の内容),あるいは,わかりやすい文書の書き方(解説編+演習編:研修プログラム2の内容)に対する声です)

講師はジェイタプコ代表・森谷仁(技術士)です。

「わかりやすい文書の書き方」,「わかりやすい業務報告書の書き方」あるいは「わかりやすい答案の書き方」を社員研修の形式で指導している。これまで,建設コンサルタント・施工業者・プラントメーカー・物流会社などでの社員研修で講師を務めている。また,セミナー企画会社主催のセミナーでの講師や(公社)日本技術士会主催の講習会での講師なども務めている(詳しくはこちらを参照してください)。

技術士:総合技術監理部門/建設部門:土質及び基礎/RCCM:「土質及び基礎」・「トンネル」/CALS/ECインストラクター

 

森谷仁の著書

「技術者のためのわかりやすい文書の書き方」オーム社
2,160円 Amazonで購入する
事例を示しながら17の書き方の使い方を解説しました。
「技術士第二次試験 建設部門 答案作成のテクニック 5つの手順で書いてみよう」オーム社
2,376円 Amazonで購入する
答案の書き方を学びたいと考えている受験生の必読書です。​
「技術士第二次試験 建設部門 完全突破」オーム社 水村俊幸共著
2,808円 Amazonで購入する
技術論文の書き方を、基本編と実践編に分けてわかりやすく解説しました。

 

わかりやすい文書を書くための「17の道具の使い方」を教えます。

“わかりやすい文書”とは読み手に内容が明確に伝わる文書のことです。
研修プログラム1あるいは研修プログラム2では,わかりやすい文書の書き方として,「わかりやすい文書の書き方の3原則」と「6つのルールと17の書き方」を解説します。17の書き方=わかりやすい文書を書くための「17の道具」です。

【わかりやすい文書の書き方の3原則】

◆第1原則:書き手と読み手の違いを認識する
◆第2原則:文書の構成を考える
◆第3原則:内容が明確に伝わる書き方を考える

【6 つのルールと17 の書き方】

ルール(考え方) 書き方と内容
ルール1 主要なことを冒頭に書く 書き方1 知りたいことを冒頭に書く
書き方2 目的を文書の冒頭に書く
書き方3 方針を文書の冒頭に書く
書き方4 手順を文書の冒頭に書く
ルール2 ペアで書く 書き方5 根拠を書く
書き方6 条件を書く
ルール3 分けて書く 書き方7 かたまりに分けて書く
書き方8 箇条書きで書く
書き方9 表で書く
ルール4 集約して書く 書き方10 組み合わせて書く
ルール5 視覚的に書く 書き方11 写真や図を入れて書く
書き方12 重要な内容を強調して書く
ルール6 内容が明確に伝わる文を書く 書き方13 具体的な内容の文を書く
書き方14 意味が明確な文を書く
書き方15 能動態の文を書く
書き方16 短い文を書く
書き方17 文法を守って書く

例えば,○○駅では,ホームドアを設置したことで,鉄道利用者のホームからの転落事故が起きなくなった」は,書き方13(具体的な内容の文を書く)という道具を使って書きました。

また,以下の例を見てみてください、「例D」は書き方9(表で書く)および書き方12(重要な内容を強調して書く)という道具を使って書きました。

例C

*「液状化の発生を防ぐ工法の原理を以下に示します。

【液状化の発生を防ぐ工法の原理】
液状化の発生を防ぐ工法の原理として,「土の性質改良」と「応力・変形および間隙水圧に関する条件の改良」があります。
前者としては,「密度を増大させる(締め固める)」,「液状化しない粒度の土に改良したり,混合材を注入したり混ぜたりして固化させる」,「飽和度を低下させる」があります。
後者として,「地下水位低下や盛土載荷により有効応力を増加させる」,「地盤を拘束して地震時に発生する繰返しせん断変形を小さくする」,「発生する過剰間隙水圧を速やかに消散させる」があります。


わかりにくい・・・。

例D

*「液状化の発生を防ぐ工法の原理を表-1に示します。

表-1 液状化の発生を防ぐ工法の原理
内容
◆土の改良 ①密度を増大させる(締め固める)。
②液状化しない粒度の土に改良したり,混合材を注入したり混ぜたりして固化させる。
③飽和度を低下させる。
◆応力・変形および間隙水圧に関する条件の改良 ①地下水位低下や盛土載荷により有効応力を増加させる。
②地盤を拘束して地震時に発生する繰返しせん断変形を小さくする。
③発生する過剰間隙水圧を速やかに消散させる。

わかりやすい!

ジェイタプコの研修プログラムのセールスポイント

ジェイタプコの「研修プログラム1」あるいは「研修プログラム2」のセールスポイントの1つは、具体的な例に基づき、わかりやすい文書を書くための「17の道具」の使い方を解説することです。

大工道具の中に“のこぎり”があります。多くの家庭にあるのは“両刃のこぎり”だと思います。この両刃のこぎりは,左右で刃の形が違っており,縦挽き用と横挽き用の刃があります。

例えば,大工道具の使い方を解説する講習会で,講師が,両刃のこぎりに関して次のような解説をしたとします。
この解説を聴いた人は,両刃のこぎりを実際に使うときこれを使いこなせますか・・・?

「これが両刃のこぎりです。両刃のこぎりは,左右で刃の形が違い,縦挽き用と横挽き用の刃があります。両刃のこぎりを使う場合には,適宜,これらを使い分けてください。では,次の大工道具の解説に移ります・・・」

答えはNoです。

実際にどうすればよいか、さっぱりわからないですね。

では、次の解説ならばどうでしょうか。

「繊維(木目)に沿って平行に切るときは縦挽きを,繊維(木目)に対して垂直に切るときは横挽きを使います。実際に木材などを切る場合には,このことを頭に入れて両刃のこぎりを使ってください」

このように、具体的な解説を聴くことで、両刃のこぎりが使いこなせます。

実際にどうすればよいかイメージでき、理解できましたよね。

「6つのルールと17の書き方」という道具も同じです。17の書き方(17の道具)の考え方とともに,その具体的な使い方の解説を聴くことでこれらの使い方が理解でき,また,実際に文書を書くときにこれらが使いこなせます。

社内研修やセミナーの終了後に書いていただくアンケートを読むと,「具体例を交えた説明があり,頭に入りやすかった」,「資料を用いて具体的に説明していた。資料の作成方法など,業務に活かせそう」といった意見を毎回いただきます。
(お寄せいただいた参加ユーザー様の声はこちらをご覧ください

若手社員の方からベテラン社員の方まで,すべての社員の方が対象です。

“書ける技術者”にステップアップしたいと考えているすべての社員の方が,研修プログラム1あるいは研修プログラム2の対象です。

すなわち,研修プログラム1あるいは研修プログラム2の対象者は,若手社員の方からベテラン社員の方です。

しかし,弊社では,研修プログラム1あるいは研修プログラム2を若手社員の方に受けていただくことを推薦しています。
これは,若手社員の段階で,文書をわかりやすく書く方法を学んでいただくことが,若手社員の教育になると考えているからです。


【研修プログラム1の内容】
*「わかりやすい文書の書き方」として以下の3項目を解説します。
①わかりやすい文書の書き方の3原則
②6つのルールと17の書き方
③トレーニングとレベルアップ
*若手社員の方の教育プログラムとして最適です。

*詳細な内容、研修の所要時間、費用などはこちらをご覧ください。

研修プログラム1を詳しく見てみる
【研修プログラム2の内容】
*研修プログラム1に演習をプラスした内容です。
*解説終了後に理解度確認演習を実施します。
*「わかりやすい文書の書き方の3原則」および「6つのルールと17の書き方」に関する確認問題を解いていただきます。
*フォローアップ演習ができるのも,この研修プログラムの特徴です。

*詳細な内容、研修の所要時間、費用などはこちらをご覧ください。

研修プログラム2を詳しく見てみる

*研修プログラム2のフォローアップ演習はこちらをご覧ください。

研修プログラム2のフォローアップ演習を詳しく見てみる

部下に「君の書いた文書は,わかりにくい」と指摘したことのある方、あるいは社員研修を計画される方へ

「わかりやすい文書の書き方」に関する社員研修の実施をご検討ください。
この社員研修を受けていただければ,これまでと違った方法で文書が書けます。

社員研修を受けていただければ,書き手と読み手の違いをしっかり学ぶことができます。その結果,読み手の立場に立って文書を書くようになります。これは,わかりやすい文書を書くうえでの一丁目一番地です。

書き手と読み手の違いを頭の中に入れたうえで,文書の構成を考え,6つのルールと17の書き方を使ってその構成に基づき文書を書くことで,わかりやすい文書が書けます。

なお,研修プログラム2を実施していただければ,研修終了後のフォローアップ(フォローアップ演習)も実施致します。

まずはお気軽にお問い合わせください。

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