業務報告書の作成を依頼されたとき気になること(その1)

弊社では,業務報告書の作成を依頼されることがあります。これは,依頼者が行なった業務(仕事)の報告書を弊社が書くことです。もちろん,弊社の専門分野での業務が対象です。

依頼された業務報告書を書くとき気になることがあります。それは,「依頼者の頭の中から業務の方針が抜けていることがある」ということです。

そこで,今回のブログではこのことについて書きます。

業務報告書を書く場合には,“わかりやすい業務報告書(読み手に内容が明確に伝わる業務報告書)”以下の手順で書きます。


手順1:依頼者が行なった業務内容を確認する(業務内容を掘り下げて理解する)。
手順2:業務報告書の構成を考える。
手順3:手順2の結果に基づき業務報告書を書く。


これまでのブログで何度も書いていることですが,伝えるべき内容を書き手が掘り下げて理解していることで“わかりやすい文書”を書くことができます。

したがって,依頼者が行なった業務内容を確認すること(業務内容を掘り下げて理解すること)でわかりやすい業務報告書を書くことができます。そのため,手順1は重要な作業です。

手順1の中では“業務の枠組み”を必ず確認します業務の枠組みの確認とは以下のことを確認することです。

*業務の目的を確認する。
*業務の方針を確認する。
*業務の手順を確認する。

この業務の枠組み(業務の目的・方針・手順)を頭の中に入れたうえで依頼者が行なったことを確認すると業務の内容が理解しやすくなります。

業務の枠組みを確認するうえで“業務の方針”は重要な内容ですが依頼者の頭の中から業務の方針が抜けていることがあります。

・・・続きは次回・・・

*次回のブログのテーマは「業務報告書の作成を依頼されたとき気になること(その2)」です。このブログの中で,「業務の方針が抜けていること」について詳しく書きます。

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