業務報告書の作成を依頼されたとき気になること(その2)

今回のブログは,「業務報告書の作成を依頼されたとき気になること(その1)」の続きです(こちら)。

業務の枠組みの中で“業務の方針”は重要な内容ですが,依頼者の頭の中からこれが抜けていることがあります。

業務報告書を書くための資料(依頼者から渡された資料)を読んでも業務の方針がわからない場合には,依頼者に「業務の方針は何ですか?」と聞きます。しかし,依頼者がすぐに回答できないことがあります。しばらく考えてから「○○です」と答えます。

これは,依頼者の頭の中から業務の方針が抜けていたからです。業務の方針が頭の中にあればすぐに「○○です」と答えることができます。

業務の目的とは業務のゴールと考えることができます。それに対して,業務の方針とは,「業務の目的(ゴール)に到るまでの道」と考えることができます。ゴールがあれば,スタートからそこに到るまでの道があります。すなわち,業務の目的があれば業務の方針もあります。

例えば,「業務の目的は,△△地区の復興計画を立案すること」という業務があったとします。この業務のゴールは「△△地区の復興計画を考えること」です。この目的に対する方針として,例えば,「△△地区に住む住民も参加する委員会を立ち上げその中で復興計画を検討する」を考えたとします。

この場合,業務の目的と業務の方針との関係は,「『委員会で復興計画を検討する』という道を進んで『△△地区の復興計画を考えること』というゴールに至る」という関係になります。

業務報告書に、「今回の業務では、『△△地区に住む住民も参加する委員会を立ち上げその中で復興計画を検討すること』を業務の方針とする」と書くことで復興計画を立案するための道がわかります。

これまでに書いたように,業務の目的があれば業務の方針もあります。依頼者も,業務の方針に基づき業務を行なっていると思います。しかし,「今回の業務を進める場合には○○を方針とすることが当たり前だ」と思ってしまったため,「業務の方針は○○である」と改めて確認しなかったのかもしれません。その結果,依頼者の頭の中から業務の方針が抜けてしまったと思います。例えば,「委員会で復興計画を検討することが当たり前だ」のように考えることです。

依頼者の頭の中から業務の方針が抜けていれば業務報告書に業務の方針を書かないと思います。

業務の枠組み(業務の目的・方針・手順)を頭の中に入れて業務報告書を読むことで読み手に業務内容が明確に伝わります。自分が読み手の立場になったことを考えればこのことがわかると思います。

業務の目的(ゴール)があれば業務の方針(ゴールに到るまでの道)があります。これを認識したうえで業務報告書を書いてください

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