A3判の用紙1枚で作成した業務の概要版の利用方法(その1)

2016年9月5日のブログでは,「技術士試験・受験勉強方法の鉄則」に関する内容で,「自分が担当した業務の概要版をA3版の用紙1枚で作成すること」について書きました(こちら)。

2017年7月28日のブログでは,「A3判の用紙1枚でまとめる」というテーマで,「A3判の用紙1枚でまとめられないか?」という意識をもって文書を書くことで,わかりやすい文書(読み手に内容が明確に伝わる文書)が書けることを書きました(こちら)。

すなわち,自分が担当した業務の概要版をA3版の用紙1枚で作成すればわかりやすい文書を書く力がレベルアップします。また,これは,記述式の問題が出題される試験の試験対策になります。

そこで,今回のブログは,「A3判の用紙1枚で作成した業務の概要版の利用方法(その1)」というテーマで,A3判の用紙1枚で作成した業務の概要版の利用方法について書きます。その利用方法とは,「概要版をデータベースにして活用する」です。

知人が勤務する建設コンサルタントの会社(A社とします)では,自分が担当した業務が終わったら,A3判の用紙1枚でその業務の概要版を作成しています。この目的の1つは「概要版をデータベースとして活用すること」です。
注):建設コンサルタントについてはこちらを参照してください

A社では,A3判の用紙1枚で作成した業務の概要版をデータベース化し,それらを社内LANを使ってパソコン上で誰でも自由に見ることができるようにしています。

概要版の作成は社内のすべての部署が対象です。そのことから,全部署で作成した概要版を誰でも自由に見ることができます。概要版を読むと,自分が所属する部署以外の部署で行っている業務を知ることができます。

A社の社員の方に聞くと,概要版を読むと,他部署で行った業務でも自分の業務を進めるうえで参考になる業務があることに気が付くそうです。

また,様々な人が作成した概要版を見ることで概要版の作成方法を学ぶことができるそうです。

自分の業務を進めるうえでのメリットもあります。

自分が担当する業務(A業務とします)を行う場合,その業務と類似した内容の業務(B業務とします)を他の社員が既に行っていることがあります。このようなとき,A業務を行ううえでB業務の結果が参考になります。

B業務の結果を調べる場合には,B業務の担当者にその内容を聞くのが最も確実な方法です。しかし,担当者が人事異動などでいないためB業務の結果をその担当者から直接聞くことができないこともあります。このような場合には,B業務の結果を調べるためB業務の業務報告書を読む必要があります。

このとき,B業務の概要版が作成されていないと,B業務の全体の流れを確認しながら業務報告書を読むとともにその内容を理解する必要があります。

しかし,B業務の概要版がA3判の用紙1枚で作成してあれば,この概要版を読むことでB業務の全体の流れがすぐに頭の中に入ります。B業務の全体の流れが頭の中にあればB業務の結果が理解しやすくなります。

次回は,今回のブログの続きとして「継続することが重要」を内容としたテーマとしたブログを書きます。

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