わかりやすく説明する(先行オーガナイザーの考え方を使う:パートⅡ)

今回のブログは,「わかりやすく説明する」をテーマとしたブログの第4回です。

前回のブログ,「わかりやすく説明する(先行オーガナイザーの考え方を使うパートⅠ)」では,以下のことを書きました(こちら

*先行オーガナイザーとは,学習する前にあらかじめ提示する枠組みのことである。
*本に書かれている「はじめに」や「目次」は先行オーガナイザーのようなものと考えることができる。

前回のブログは,以下の文で終わりました。

では,「先行オーガナイザーの考え方を取り入れて説明する」とはどのようなことなのか・・・?

ここからが,今回のブログの内容です。

「先行オーガナイザーの考え方を取り入れて説明する」とは,説明する内容の説明項目を事前に聞き手に話す(伝える)ことです。

例えば,業務の成果を説明する場合,以下のような内容を説明する前に聞き手に話します。

“業務の成果として説明する項目は,「業務の目的,業務実施の方針,現場状況,検討方法と検討条件,検討結果(結論)および今後の課題」です”

別途これらを書いた用紙を聞き手に渡したうえでこれらを説明してもかまいません。

説明項目を事前に聞くことでこの説明項目が先行オーガナイザー(枠組み)となり,聞き手は,これから聞く内容について「このような説明項目(説明の流れ)なのか」と理解します。

前回のブログで,以下のことを書きました。


頭の中にある「この本で著者が読者に伝えたかったことはこのようなことで,このような構成(内容の流れ)の本だ」という枠組みに沿って本を読むことから,読者は本の内容が理解しやすくなります。


業務の成果を説明するときもこれと同じです。頭の中にある「このような説明項目(説明の流れ)なのか」という枠組みに沿って説明を聞くことから,聞き手は業務の成果が理解しやすくなります。

「事前に説明する説明項目=本の目次」と考えるとこれがわかると思います。

ここまで,4回にわたり“わかりやすく説明すること”に関して解説しました。以下の2パターンの説明方法を比較してください。

■パターンⅠ:枠組みの提示無・説明時間の宣言無・説明に強弱(メリハリ)無
・・・・では,これから要約版に基づき業務の成果を説明します。・・・・

■パターンⅡ:枠組みの提示有・説明時間の宣言有・説明に強弱(メリハリ)有
・・・・では,これから要約版に基づき業務の成果を説明します。業務の成果として説明する項目は,「○,△,□および×」です。説明の時間は約15分です。・・・・

どちらの説明方法が理解しやすいか?・・・この答えを書く必要もないと思います。

何かを説明する場合には以下のことを認識してください。

*自分が聞き手になったことを考えて「どのように説明したらいいか」と考えること
*わかりやすく説明するとは,聞き手が理解しやすいように説明すること

【わかりやすい文書の書き方との関係】

4回にわたり“わかりやすく説明すること”について解説しました。その中で,以下の内容はわかりやすい文書(読み手に内容が明確に伝わる文書)を書くことにも当てはまる内容です。

*強弱(メリハリ)を付けて文書を書くこと
*先行オーガナイザーの考え方を使って文書を書くこと

文書を書くとき,どのようにこれらを応用したらよいか,ちょっと考えてください。

test

この記事を読んだ方は、こちらも閲覧しています。

  • 会議で上手く説明する方法(その2)会議で上手く説明する方法(その2) 今回は,「『君の書いた技術文書はわかりやすい』と言われる技術文書の書き方(その51)」です。 前回に引き続き,会議で上手く説明する方法の解説です。   […]
  • 年中無休年中無休 自宅から会社に行く途中にラーメン店があります。人気の店のようで,平日の昼や夜にはいつも満席です。行列ができることもあります。土・日も混んでいます。 その店では,「年中無休」 […]
  • 危機管理とリスク管理危機管理とリスク管理 新型コロナウィルス感染症対策としてのワクチンの予防接種が本格的に始まりました。現在は,各自治体で実施する場合と国で実施する場合があります。また,65歳以上の高齢者が対象で […]
  • 「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書の書き方(その38)「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書の書き方(その38) 前回に引き続き今回も,「伝える内容を明確に理解していること」に関する解説です。今回は,技術士二次試験を通して認識した「伝える内容を明確に理解していること」の重要性です。 […]
  • 「理科系の作文技術」との出合い「理科系の作文技術」との出合い 「指導に至るまで」の中でも書きましたが,「わかりやすい文書の書き方」の指導のスタートは,「理科系の作文技術:木下是雄著(中央公論新社)」との出合いです。   […]

にほんブログ村 資格ブログ 工業・技術系資格へ にほんブログ村 資格ブログ 国家試験へ にほんブログ村 本ブログへ にほんブログ村 本ブログ 書評・レビューへ

ジェイタプコ代表・森谷仁の著書
マンガでわかる 技術文書の書き方:「伝わる」から「明確に伝わる」へ オーム社
2,640円 Amazonで購入する
技術文書の書き方として,「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の技術」をマンガで解説した内容です。
「技術者のためのわかりやすい文書の書き方」オーム社
2,200円 Amazonで購入する
事例を示しながら17の書き方の使い方を解説しました。
「技術士第二次試験 建設部門 答案作成のテクニック 5つの手順で書いてみよう」オーム社
2,420円 Amazonで購入する
答案の書き方を学びたいと考えている受験生の必読書です。​
「技術士第二次試験 建設部門 完全突破」オーム社 水村俊幸共著
2,860円 Amazonで購入する
技術論文の書き方を、基本編と実践編に分けてわかりやすく解説しました。
企画&提案する技術士事務所 有限会社ジェイタプコ

ジェイタプコは「内容が明確に伝わる技術文書の書き方」をお伝えする会社です。

あらゆる分野・職種の技術者の方々に、研修やセミナーを通して「内容が明確に伝わる技術文書の書き方」をお伝えします。

トップへ戻る