「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書の書き方(その2)

前回のブログで,「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書の書き方を学ぶ方法として,「マンガでわかる技術文書の書き方」を購入して「内容が明確に伝わる技術文書の書き方」を勉強する方法を紹介しました。

「マンガでわかる技術文書の書き方」を購入された方は,「1章 内容が明確に伝わる技術文書を書く」で解説している「技術文書を書く目的」を理解してください。

「技術者のための内容が“明確に”伝わる技術文書の書き方」をテーマにしたセミナーを受講された方に受講理由を聞くと ,「『君の書く文書はわかりにくいので勉強してこい』と上司に言われました」と回答される方が多いです。

わかりにくい技術文書(内容が明確に伝わらない技術文書)を書く理由の一つとして「技術文書を書く目的の認識の欠如」があります。多くの方は,「頭の中にあることを文書や文章にする」という意識で技術文書を書いていると思います。

このような意識で技術文書を書いているときには,「内容を伝達するために技術文書を書く」という認識が欠けています。つまり,技術文書を書く目的(目的=内容の伝達)の認識が欠けています。

例えば,メールを書くことを考えます。多くの方が,「頭の中にあることを文章にして書く」という意識でメールを書いていると思います。このような意識で書いているときには「内容を伝達する」という意識が欠けています。

このとき,「内容を伝達する」という意識,すなわち,「どのように書いたら内容が明確に伝わるか」と考えて書けばメールの書き方が変わります。わかりやすいメール(内容が明確に伝わるメール)を書くことができます。

「どのように書いたら内容が明確に伝わるか」と考えるときに参考になる考え方(書き方)が,「内容が明確に伝わる技術文書を書くための3原則」「6つのルールと18の書き方」です。

「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書を書きたいと考えている方は,「マンガでわかる技術文書の書き方」を購入されて「内容が明確に伝わる技術文書の書き方」を習得してください。

次回に続きます。

【参考図書】
森谷仁著,「マンガでわかる技術文書の書き方」,オーム社,令和4年3月25日

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