「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書の書き方(その1)

「仕事を円滑に進めるための方法」というテーマのブログの最後で以下のことを書きました。
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【参考】
「技術者のための内容が“明確に”伝わる技術文書の書き方」をテーマにしたセミナーや社員研修では,「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書の書き方を解説します。

セミナーや社員研修で解説を聴いていただく以外にも,「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書の書き方を学ぶ方法があります。それは,「マンガでわかる技術文書の書き方」を購入していただき「内容が明確に伝わる技術文書の書き方」を勉強する方法です。

弊社では,「わかりやすい=内容が“明確に”伝わる」と定義しています。したがって,「わかりやすい技術文書=内容が“明確に”伝わる技術文書」です。「マンガでわかる技術文書の書き方」を読めば,「君の書いた技術文書はわかりやすい(=内容が“明確に”伝わる)」と言われる技術文書が書けるようになります。

例えば,本書を読むことで「修正後」のような文が書けるようになります。

■文Ⅰ
修正前:○○駅では,4月から△△線と□□線との乗り換えが同一ホームでできるようになった。その結果,鉄道利用者の利便性が向上した。

修正後:○○駅では,4月から△△線と□□線との乗り換えが同一ホームでできるようになった。その結果,乗り換えのための階段での上り下りがなくなり,また,乗り換え時間が約1分短くなったことから鉄道利用者の利便性が向上した。
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■文Ⅱ
修正前:明日の朝10時から,来年度に向けての営業会議が予定されているが,今年度は,会社の売り上げ高が約30%減少したため営業会議ではその原因を分析するとともに,その分析結果に基づき来年度の営業方針(案)を決定する。=

修正後:明日の朝10時から,来年度に向けての営業会議が予定されている。今年度は,会社の売り上げ高が約30%減少したため営業会議ではその原因を分析する。また,その分析結果に基づき来年度の営業方針(案)を決定する。

文Ⅰは,「マンガでわかる技術文書の書き方」の中で解説している「6つのルールと18の書き方」の中の「書き方13:具体的な文を書く」を使って文を修正しました。文Ⅱは,「書き方16:短い文を書く」を使って文を修正しました。

「マンガでわかる技術文書の書き方」を読み,内容が明確に伝わる技術文書が書けるようになってください。「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術者に必ずレベルアップします。

次回に続きます。

【参考図書】
森谷仁著,「マンガでわかる技術文書の書き方」,オーム社,令和4年3月25日

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