図解で描く

「わかりやすい文書の書き方」の中に「6つのルールと17の書き方」があります(こちら)。

現在の「6つのルールと17の書き方」は「バージョン3(Ver.3)」です。Ver.1とVer.2にあってVer.3にはない“書き方”があります。

その書き方とは,“図解で描く”です。「ルール4:視覚的に書く」の中に分類していました。

Ver.1とVer.2では,「図解で描く」について以下のように解説しました。

「図解で描く」とは,内容を図の形式で書くことです。内容を図の形式で書くことから,内容が短時間で明確に伝わります。例えば,プレゼンテーション資料を図解で描くと,その内容が短時間で明確に伝わります。

また,図解として以下の例を載せました。

これは,弊社が資料を作成する場合の方針図で解説したものです。

例えば,これを文章で書いたとします。

弊社が資料を作成する場合の方針は以下のとおりです。

①考え方の筋道を明確にして作成すること
②技術の裏付けを明確にして作成すること
③視覚的に作成すること
④簡潔に作成すること

文章で書いても内容は伝わります。しかし,図解の方が内容が明確に伝わります。

では,なぜ,「図解で描く」を削除したのか?

それは,他の書き方に比べてこの書き方を使う頻度が低いからです。図解を入れて業務報告書や技術提案書を書くことはほとんどないと思います。

ただ,口頭で説明する資料(営業資料やプレゼンテーション資料)などは図解の方が話し手も説明しやすいですし,聞き手も内容が明確に伝わります。

内容を図で描く場合のポイントは,図解にする内容を掘り下げて理解していることです。言い換えれば,図解にする内容の本質を理解していることです。

内容を図で描くためには,重要ではない内容を削ぎ落とし本質だけを図にする必要があるからです。

逆に言えば,図解で描くことで本質が見えてきます。

また,“矢印”は図解で描く場合の必須アイテムです。矢印と図解とは切っても切れない関係です。以下は弊社で以前作成した図解ですが,矢印を多用しています。

“矢印”は図解で描くときだけではなく,文書を視覚的に書くときにも重要なアイテムです。弊社でも文書を書くとき矢印を多用しています。

今後,「6つのルールと17の書き方」を見直すときがあれば“図解で描く”を復活させるかもしれません。

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