「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書の書き方(その12)

今回も,「『君の書いた技術文書はわかりやすい』と言われる技術文書の書き方(その11)」に引き続き,ルール1(冒頭に書く)・「書き方1:要点を冒頭に書く」の使い方の解説です。

■「構成を考える」と「書き方1:要点を冒頭に書く」の組み合わせ
『君の書いた技術文書はわかりやすい』と言われる技術文書の書き方(その8)」の中で,「メールを書くときにもメールの構成を考えます」と書きました(書き方の第2原則)。そこで,「メールの構成を考える」「書き方1」の組み合わせについて解説します。

例えば,ある社員が上司に以下のようなメールを書いたとします。

【パターンⅠ】
昨日A社に,我社の〇〇管理システムの導入を提案しました。その打ち合わせ結果を報告します。

「A社のような規模や事業内容で〇〇管理システムを導入した場合の具体的な効果と具体的な管理コストの削減額を確認したうえで導入するかどうかを決定する」とのことだった。

「今週の木曜日の17時までに,効果と削減額をA社の山田部長までメールで送って欲しい」との指示があった。

〇月〇日の10時からA社で行う次回の打ち合わせでA社の結論を話す。

以 上

ここで,メールの構成を考えて書くと以下のようになります。

【パターンⅡ】
昨日A社に,我社の〇〇管理システムの導入を提案しました。その打ち合わせ結果を報告します。

1.打ち合わせでの結論
〇〇管理システムの導入に関する結論は出なかった。A社のような規模や事業内容で〇〇管理システムを導入した場合の具体的な効果と具体的な管理コストの削減額を確認したうえで導入するかどうかを決定する。

2.打ち合わせでの指示事項
今週の木曜日の17時までに,効果と削減額をA社の山田部長までメールで送る。

3.今後の予定
〇月〇日の10時からA社で行う次回の打ち合わせでA社の結論を話す。

以 上

パターンⅡの場合,メールで伝える内容を「1.打ち合わせでの結論」「2.打ち合わせでの指示事項」および「3.今後の予定」3つの項目に区分しました。また,書き方1を使って,メールの要点(打ち合わせでの要点=打ち合わせでの結論)をメールの冒頭に書き,結論に関する説明をその後に書きました。

パターンⅡのようにメールの構成を考えること,書き方1を使って書くことでメールの内容が明確に伝わります

次回に続きます。

【参考文献】
森谷仁著,「マンガでわかる技術文書の書き方」,オーム社,令和4年3月25日

test

この記事を読んだ方は、こちらも閲覧しています。

  • これまでに読んだ本から(1冊目):【理科系の作文技術】これまでに読んだ本から(1冊目):【理科系の作文技術】 これまでに読んだ「わかりやすい文書の書き方」に関連した本を紹介します。内容のポイント,本に関するエピソードや話題などを交えながら選んだ本を紹介します。   […]
  • CPD(継続教育)についてCPD(継続教育)について 今建設系の資格の更新手続きをしています。   この資格の更新登録の要件としてCPD単位の取得があります。更新手続きをするためには一定の期間内での所定数のCP […]
  • 受験生のことを考えて添削する受験生のことを考えて添削する 約1か月前に,技術士第二次試験の筆記試験が終わりました。受験生の中には添削指導を受けていた方も多いと思います。   先日,技術士第二次試験で建設部門 […]
  • 「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書の書き方(その5)「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書の書き方(その5) 内容が明確に伝わる技術文書の書き方の第1原則(書き手と読み手の違いを認識する)は,内容が明確に伝わる技術文書を書くうえで最も重要な原則です。そこで,3回にわたって,書き方 […]
  • 頭の中を整理する頭の中を整理する 先日,知人から次のような質問がありました。   研修プログラム1(こちら)の対象者(社員研修の対象者)は「若手社員の方からベテランの社員の方まで」となってい […]

にほんブログ村 資格ブログ 工業・技術系資格へ にほんブログ村 資格ブログ 国家試験へ にほんブログ村 本ブログへ にほんブログ村 本ブログ 書評・レビューへ

ジェイタプコ代表・森谷仁の著書
マンガでわかる 技術文書の書き方:「伝わる」から「明確に伝わる」へ オーム社
2,640円 Amazonで購入する
技術文書の書き方として,「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の技術」をマンガで解説した内容です。
「技術者のためのわかりやすい文書の書き方」オーム社
2,200円 Amazonで購入する
事例を示しながら17の書き方の使い方を解説しました。
「技術士第二次試験 建設部門 答案作成のテクニック 5つの手順で書いてみよう」オーム社
2,420円 Amazonで購入する
答案の書き方を学びたいと考えている受験生の必読書です。​
「技術士第二次試験 建設部門 完全突破」オーム社 水村俊幸共著
2,860円 Amazonで購入する
技術論文の書き方を、基本編と実践編に分けてわかりやすく解説しました。
企画&提案する技術士事務所 有限会社ジェイタプコ

ジェイタプコは「内容が明確に伝わる技術文書の書き方」をお伝えする会社です。

あらゆる分野・職種の技術者の方々に、研修やセミナーを通して「内容が明確に伝わる技術文書の書き方」をお伝えします。

トップへ戻る

This will close in 20 seconds

This will close in 20 seconds