「君の書いた技術文書はわかりやすい」と言われる技術文書の書き方(その41)

2023年1月12日に掲載した「『君の書いた技術文書はわかりやすい』と言われる技術文書の書き方(その29)」の中で,「内容が明確に伝わる技術文書を書くための4項目」として以下の4項目を書きました。

①重要なことを理解する。
②書き方の技術を習得する。
③必要なことを理解する。
④日々のオンザジョブトレーニングを実践する。

今回は,これらの4項目のうち,「④日々のオンザジョブトレーニングを実践する」について解説します。

■日々のオンザジョブトレーニングとは
日々のオンザジョブトレーニングとは継続学習のことです。つまり,内容が明確に伝わる技術文書の書き方を学ぶためのトレーニングのことです。仕事を通してトレーニングをすることから日々のオンザジョブトレーニングです。

日々のオンザジョブトレーニングの実践で,内容が明確に伝わる技術文書の書き方が習得できます。また,この書き方がレベルアップします。例えば,サッカーを学ぶことを考えます。「止める,運ぶ,蹴る」などの動作は日々のトレーニングで習得できるとともにその技術がレベルアップします。日々のオンザジョブトレーニングの実践もサッカーを学ぶことと同じです。

■日々のオンザジョブトレーニングの内容
日々のオンザジョブトレーニングには以下に示した4つのトレーニングがあります。
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Ⅰ.基本のトレーニング
Ⅱ.会話を通したトレーニング
Ⅲ.概要版の作成を通したトレーニング
Ⅳ.自己添削を通したトレーニング

Ⅰ.基本のトレーニング
このトレーニングは,「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則」と「6つのルールと18の書き方」を使って仕事に関する様々な技術文書を書くことです。例えば,これらの書き方を使って業務報告書,会議で使う資料などを書くことです。また,メールも技術文書なのでメールを書くことも基本のトレーニングです。

Ⅱ.会話を通したトレーニング
このトレーニングは,仕事で会話をするときに,書き方の3原則の考え方と18の書き方の考え方を使うことです。技術文書を書くこととは,書き手が読み手に技術文書を通して内容を伝達することです。仕事の中で会話をすることとは,話し手が聞き手に言葉を通して内容を伝達することです。どちらもコミュニケーションなので「会話を通したトレーニング」が成立します。

次回に続きます。

【参考文献】
森谷仁著,「マンガでわかる技術文書の書き方」,オーム社,令和4年3月25日

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