文書を書くことは文字によるコミュニケーション

「内容が明確に伝わる文書の書き方(わかりやすい文書の書き方)」をテーマにした社員研修やセミナーで必ず解説する項目の中に「日々のオンザジョブトレーニング」という項目があります。この内容は,社員研修やセミナーで解説した「内容が明確に伝わる文書の書き方」を使って日々の仕事の中で文書を書くということです。

日々のオンザジョブトレーニングが必要な理由は,日々のトレーニングの積み重ねで内容が明確に伝わる文書を書くことができるようになるからです。これは,例えば,ピアノを習うことを考えるとわかります。ピアノの弾き方を教えてもらったら毎日練習することでピアノを上手に演奏することができるようになります。毎日練習しなければどうなるかわかると思います。同じように,日々のオンザジョブトレーニングをしなければどうなるかわかると思います。

この日々のオンザジョブトレーニングの方法の中に「会話を通したトレーニング」というトレーニング方法があります。これは会話を通して「内容が明確に伝わる文書の書き方」を習得することです。この根底にあるのが「文書を書くことは文字によるコミュニケーションだ」という考え方です。

「コミュニケーション」という言葉を聞くと会話を思い出す方が多いと思います。「社内のコミュニケーション不足」という言葉を聞くと,例えば,上司と部下との会話がないような状況を想像します。

会話を通したコミュニケーションも文字を通したコミュニケーションも同じ内容です。会話の場合には話し手と聞き手の関係です。文書の場合には書き手と読み手の関係です。会話をすることも文書を書くことも,話し手あるいは書き手が,言葉あるいは文字を使って聞き手あるいは読み手に何かを伝えるために行います。

「君の書いた報告書(文書)はよくわからない」と言われたら文字によるコミュニケーションが成立していないことと同じです。文書を書くことは文字によるコミュニケーションだからです。

「文書を書くことは文字によるコミュニケーションだ」ということを考えながら文書を書くと文書の書き方が変わると思います。

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