「全体から詳細へ」の考え方でまとめる

今回のブログのテーマは,「『全体から詳細へ』の考え方でまとめる」です。「全体から詳細へ」の考え方でまとめた例を2パターン紹介します。

例Ⅰ:あることに対して複数の項目を記載する場合

例えば,ある課題に対してそれを解決するための方法(対策)を複数提案し、その提案項目を提案書に書く場合を考えます。

以下のように,複数の提案項目を提案1から順に書いたのがパターンⅠです。

【パターンⅠ】

次に,以下のように,まず,提案項目およびその概要を一覧表でまとめ,その次に各提案項目の詳細を書いたのがパターンⅡです。

【パターンⅡ】

パターンⅡのように,「全体(提案項目の一覧とその概要)から詳細(提案項目の詳細)へ」のような考え方に基づき提案したことを書くとその提案内容が明確に伝わります。

例Ⅱ:写真を載せる場合

弊社の最寄り駅は,西武新宿線の航空公園駅です。航空公園駅の東口駅前広場には戦後初の国産旅客機のYS-11が展示されています。駅前にYS-11が展示されているのは,所沢が日本の航空発祥の地といわれているからです。

例えば,このYS-11をウェブサイトで紹介することを考えます。

以下のように,YS-11を主体とした写真だけを載せたのがパターンⅢです注1)

【パターンⅢ】

次に,以下のように,展示してあるYS-11の周辺の状況がわかる写真およびYS-11を主体とした写真を載せたのがパターンⅣです注1)

【パターンⅣ】

パターンⅣのように,「全体(YS-11の周辺の状況がわかる写真)から詳細(YS-11を主体とした写真)へ」のような考え方に基づきYS-11を紹介すると,YS-11が展示されている状況がよくわかります。

注1):「6つのルールと17の書き方こちらの中の「ルール5・書き方11:写真や図を入れて書く」では、写真や図を文書に入れる場合には、「写真や図の内容に関するポイントをこれらに簡潔に書き加える」としています。そのため、今回のブログでも、ブログ内に載せた写真のポイントをこれらに簡潔に書き加える必要があります。しかし、今回は、「『全体から詳細へ』の考え方」を理解していただくことが目的のためポイントを書き加えませんでした。

2つの例からわかるように、「『全体から詳細へ』の考え方でまとめる」という方法に基づき文書を書くと内容が明確に伝わります。“全体”が頭の中に入っているのでその中の一部である“詳細”が頭の中に入りやすくなるからです。

「『全体から詳細へ』の考え方でまとめること」もわかりやすい文書を書くための方法の1つです。

文書を書くときには,「『全体から詳細へ』の考え方でまとめられないか?」と考えてください。

また、文書を書く場合だけではなく、聞き手に何かを説明する場合にも「全体から詳細へ」の考え方が適用できます。

例えば、NHKのテレビやラジオでのニュースでは、伝えるニュースの項目をニュースの冒頭で紹介することがあります。「今日お伝えする項目はご覧のとおりです」「今日お伝えする項目は○○、△△、□□です」のようなニュースの伝え方です。

このような伝え方をするとニュースの内容が視聴者(聴取者)に明確に伝わります。文書と同じように“全体”が頭の中に入っているのでその中の一部である“詳細”が頭の中に入りやすくなるからです。

文書を書く場合でも聞き手に何かを説明する場合でも、「全体から詳細へ」の考え方を適用してください。

注2):「ブログ:わかりやすく説明する(先行オーガナイザーの考え方を使って説明する:パートⅠ)こちらを参照してください。

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