わかりにくい説明資料

弊社ではA社の複合機をリースしています。A社は有名な会社なので誰でもA社を知っていると思います。

先日,そのA社の営業マンが弊社に来ました。目的は複合機の交換の件です。

現在リースしている複合機のリース期間は来年の8月末までです。しかし,1年前倒しして交換すると新機種が現在と同じ条件で借りられるとのことでした。

その営業マンから,新機種の特徴などが書かれた新機種説明用の資料を渡されました。A3版の用紙1枚で作成されていました。新機種の説明を聞くためその説明資料を見ましたが,わかりにくい説明資料でした。例えば,以下のような内容です。

◆「新機種のコンセプト」を書いた字が不鮮明でした。目を凝らして字を見ることでやっとコンセプトの内容がわかりました。コンセプトとは,例えば「操作性の向上」などです。新機種のコンセプトは重要な内容だと思うのですが・・・・。

◆新機種の機能の説明箇所の中に,判読不明の写真や文字がつぶれて判読できない文が多数ありました。さまざまなポイントからの写真とその説明文でその新機種の機能を説明していましたが,写真のサイズが小さい場合には,写真が不鮮明で何が写っているのかまったくわかりませんでした。その写真に対する説明文も文字がつぶれてまったく判読できませんでした。「写真や説明文らしきものがそこにある」という感じでした。

これまで何度かA社の営業マンから営業資料(説明資料)を渡されました。しかし,今回のようなわかりにくい説明資料を渡されたのは初めてです。

このような説明資料を渡されるとA社のやる気を疑います。また,この新機種を本気で売り込みたいのか疑問になります。

これまでで,これと同じ説明資料に対して別のお客様から「わかりにくい」と言われたことがあったそうです。「わかりにくい」と言われた時点でなぜ説明資料を修正しなかったのでしょうか?

この説明資料は先日来た営業マンが作成したのではなく別の部署の人が作成したそうです。お客様からのクレームが営業マンからその部署に伝っていなかったということでしょうか? このような対応をするのは,個人の問題というより組織上の問題でしょうか? しかし,お客様に対する対応が不誠実です。

今回の件から,わかりやすい文書の作成が重要であることを改めて感じました。

説明資料1枚で会社の印象が変わるからです。今回の件で,A社の印象が悪くなりました。もちろん,今回の件だけで会社を替えることはありませんが・・・・。

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