会議で上手く説明する方法(その1)

今回は,「『君の書いた技術文書はわかりやすい』と言われる技術文書の書き方(その50)」です。「書くように話す」という内容です。

「『君の書いた技術文書はわかりやすい』と言われる技術文書の書き方(その49))」の中で「会話をすることも技術文書を書くこともコミュニケーション」と解説しました。会議で説明することも「会話」です。そこで,「会話をすることも技術文書を書くこともコミュニケーション」という視点に基づき,会議で上手く説明する方法について,「内容が明確に伝わる技術文書の書き方」の考え方を使って解説します。

■内容が“明確に”伝わるように説明する
会議で上手く説明するうえで重要なことは,内容を説明するのではなく内容が“明確に”伝わるように説明することです。“明確に”が重要なのは技術文書を書くことと同じです。

会議で上手く説明する方法を,「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則」「6つのルールと18の書き方」の考え方を使って解説します。

■「書き方の第1原則」を使う
「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則」の中でまず参考になるのが「書き方の第1原則」です。「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則」での第1原則は,「書き手と読み手の違いを認識する」です。この第1原則を会話に当てはめると,「話し手と聞き手の違いを認識する」になります。

書き手とは「知っている人」です。読み手とは「知らない人」です(こちら)。会話では,話し手とは「知っている人」聞き手とは「知らない人」です。

会議の中では,会議で説明する人(話し手)は「知っている人」説明する人以外の会議の出席者(聞き手)は「知らない人」です。会議で話すことを話し手は知っていますが聞き手(出席者)は知りません

このため,会議では,聞き手(出席者・知らない人)の立場に立ち「この内容をどのように説明したら内容が明確に伝わるか」を考えて話す必要があります。

「この内容をどのように説明したら内容が明確に伝わるか」を考えるとき,「自分が聞き手だったらどのように説明してほしいか」と考えることで説明方法がわかります。

例えば,「ダラダラ説明しないでほしい」「説明内容の概要を初めに説明してほしい」「会議のポイントや結論を初めに説明してほしい」「決めたこと(決定事項)に対する根拠を説明してほしい」のようなことです。

「書き方の第1原則」の考え方を使って説明することが会議で上手く説明するうえでのスタートです。

次回に続きます。

【参考文献】
森谷仁著,「マンガでわかる技術文書の書き方」,オーム社,令和4年3月25日

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あらゆる分野・職種の技術者の方々に、研修やセミナーを通して「内容が明確に伝わる技術文書の書き方」をお伝えします。

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