技術文書の添削用のマニュアルとして使う(その2)

2.研修の報告を添削する場合
この会社では,新人研修を受けた後にその研修の報告書を作成します。Aさんが新人研修委員としてこの報告書を添削してみると修正すべき箇所が多々あることがわかりました。例えば,「〇〇は役立つと思いました。業務に生かしたいと思います」といった感想文のような内容で, 具体的に役立つ内容が書いてなかったからです。

◆「マンガでわかる技術文書の書き方」がマニュアルとして使える内容
Aさんは,例えば,「以下の2つの内容が修正の指示として出せる」と考えました。

①ルール1:冒頭に書く
*研修の概要を書く

②ルール3:分けて書く
*研修の内容と業務に生かすことを分けて書く

Aさんは,メールの最後に以下のことを書いていました。

「自分だったらこのように書く」のように,ゼロから技術文書を書くことは添削に比べて時間がかかりません。これに対して,「すでにある技術文書に赤字を入れる(添削する)」という作業は時間と手間がかかります。

このような状況の中で,本書を添削用のマニュアルとして使えば,新人や後輩の書いた技術文書を以下のような視点で添削できます。

①間違ったところ(直した方がよいところ)を指摘できる。
②正しい方法(なぜこの方法なのかの根拠)を伝えることができる。

このような視点で添削ができれば,現状に比べて的確かつ短時間で添削ができます。また,添削を受けた方も修正がしやすいです。

実際に,新人と後輩の技術文書を添削した方からの意見だったので,Aさんからのメールは「マンガでわかる技術文書の書き方」を薦めるときの参考になりました。

次回に続きます。

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