日々のオンザジョブトレーニングを実践する(パートⅠ)

弱点克服ロードマップとは,「文章を書くことに慣れていない・文章を書くことが苦手」という弱点を克服するためのロードマップです(こちらを参照してください)。弱点克服ロードマップの中で,日々のオンザジョブトレーニングの実践が弱点を克服するための一つのポイントです。

日々のオンザジョブトレーニングとは,講習会で学んだことを日々の仕事の中で使うことです。例えば,「技術士受験対策:わかりやすい答案の書き方の基本(解説編)」の講習会で学んだことを日々の仕事の中で使うことです。

わかりやすい答案の書き方の基本とは,わかりやすい文章の書き方の基本です。

すなわち,わかりやすい文章(読み手に内容が明確に伝わる文章)が書けるようにすることです。わかりやすい文章を書くうえでのポイントの一つは,「読み手に伝えるべきこと(内容)の要点を考えそれを明確に書くこと」です。これを頭の中に入れて文章を書けば,読み手から「結局,何が言いたいのだろう?」と言われません。

日々のオンザジョブトレーニングでは,「内容の要点を考えそれを明確に書くこと」を仕事の中で実践すればよいです。

これは,報告書や打ち合わせ資料等の文書を書くとき以外でも実践できます。例えば,メールを書くときにも実践できます。数行で書くメールも文章だからです。文章とは,いくつかの「文」を連ねてまとまった意味を表したものです。

例えば,上司から,「今担当している業務の進捗状況と今後の予定をメールで送ってくれ」との指示を受けたとします。そこで,以下のようなメールを送ったとします。

業務計画書の中の作業項目が概ね終了しました。明日からは残りの作業を行います。

これは,わかりにくい文章です。「内容の要点を考えそれを明確に書くこと」が頭の中にあれば,例えば,以下のようなメールを書くと思います。

業務計画書の中の対策工の検討までが終了しました。残る作業は報告書および図面の作成です。この作業も10月31日に完了します。11月1日にはすべての作業が完了します。

これは,わかりやすい文章です。

日々のオンザジョブトレーニングは,例えば,会話のときにも実践できます。会話の場合には「内容の要点を考えそれを明確に“話す”」になります。例えば,上司から以下のようなことを聞かれたとします。

今担当している業務の納期は今月末だが,納期までにこの業務が終わるか?

これに対して,以下のように回答したとします。

まだ,構造解析が1ケース残っています。報告書の作成も残っています。

これは,わかりにくい回答です。この回答では,上司は,「結局,終わるのか? 終わらないのか?」と思います。「内容の要点を考えそれを明確に話す」ということが頭の中にあれば,例えば,以下のように回答すると思います。

はい,終わります。構造解析が1ケースと報告書の作成が残っていますが,技術2課の全員で手分けをして終わらせます。

これは,わかりやすい回答です。 会話の中で「内容の要点を考えそれを明確に話すこと」を続けていけば,「内容の要点を考えそれを明確に書くこと」もできるようになります。

日々のオンザジョブトレーニングは簡単です。難しく考えることはありません。「内容の要点を考えそれを明確に書く(話す)こと」を日々の仕事の中で使うだけです。初めは慣れないかもしれませんが徐々に慣れてきます。慣れれば「日々のオンザジョブトレーニングは簡単だ」と思うでしょう。

日々のオンザジョブトレーニングを実践すれば,「文章を書くことに慣れていない・文章を書くことが苦手」という弱点が克服できます。

次回のブログのテーマは「日々のオンザジョブトレーニングを実践する(パートⅡ)」です。ブログの中で,「明確に書く」ことに関する日々のオンザジョブトレーニングについて書きます。

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