日々のオンザジョブトレーニングを実践する(パートⅡ)

前回に引き続き,今回のブログのテーマも「日々のオンザジョブトレーニングを実践する」です。今回のブログでは「明確に書くこと」について書きます。

日々のオンザジョブトレーニングの中で「明確に書くこと」を実践する方法には,「書き方を考えること」と「わかりやすい文を書くこと」があります。ここでは,「書き方を考えること」について説明します。

「書き方を考えること」とは,「内容の要点を文章の冒頭に書くこと」です。日々のオンザジョブトレーニングでは,この「内容の要点を文章の冒頭に書くこと」を仕事の中で実践すればよいです。例えば,メールを書くときを例にこれを説明します。前回のブログでも書いたようにメールも文章です。

例えば,上司から「来週A社に提出するシステム設計計画(案)の概算の費用をメールで送ってくれ」との指示を受けたとします。そこで,以下のようなメールを送ったとします。

今回のシステム設計計画(案)では,〇〇,◇◇および××の設定を考えています。〇〇の費用は・・・・・,・・・・・。その結果,概算の費用は約2千万円になります。

上司の質問に対する回答の要点(内容の要点)は「概算の費用(金額)」です。したがって,それをメール(文章)の冒頭に書けば以下のようになります。

概算の費用は約2千万円です。内訳は・・・・・。

どちらがわかりやすいメール(わかりやすい文章:読み手に内容が明確に伝わる文章)か?・・・・その答えをここで書かなくてもわかると思います。

この例のように,「内容の要点を文章の冒頭に書くこと」を頭の中に入れたうえでメールを書くことが,メールを使った日々のオンザジョブトレーニングです。多くの方が日々メールを書くと思います。この内容だったら無理なく日々できると思います。

もちろん,メールを書くときだけではなく,報告書や打合せ資料等の文書を書くときにも,「内容の要点を文章の冒頭に書くこと注)」を頭の中に入れてこれらを書いて下さい。

注):論理の展開や文章の流れによっては,内容の要点を文章の途中や最後に書いてもよいです。「内容の要点を必ず文章の冒頭に書く」ということではありません。ただし,内容の要点を文章の中に必ず書いてください。

「内容の要点を文章の冒頭に書くこと」に関する日々のオンザジョブトレーニングは会話のときにも実践できます。

Q:明日の打ち合わせで使う資料はどうなっている?
A:まだ作成中です。しかし,あとは結論をまとめるだけなので今日の18時頃までには終わります。

このように,会話の中での日々のオンザジョブトレーニングとは,「内容の要点を“会話の冒頭”で話すこと」です。会話の中で「明確に話すこと」を続けていけば,「明確に書くこと」もできるようになります。

前回のブログにも書いたように日々のオンザジョブトレーニングは簡単です。難しく考えることはありません。「内容の要点を考える」や「内容の要点を文章の冒頭に書く(会話の冒頭で話す)」等を日々の仕事の中で使うだけです。慣れれば「日々のオンザジョブトレーニングは簡単だ」と思うでしょう。

前回と今回のブログで,わかりやすい文章を書くことに対する日々のンザジョブトレーニングの内容の一部を説明しました。「日々の中でできることを一つでも実践しよう」という気持ちを持てば,日々のオンザジョブトレーニングを継続して実践できます。「無理なくできること日々継続すること」が,日々のオンザジョブトレーニングを実践するうえでのポイントです。

弱点克服ロードマップの中では,日々のオンザジョブトレーニングの実践が弱点を克服するための一つのポイントです(こちらを参照してください)。「わかりやすい答案の書き方の基本(解説編)」では,前回と今回のブログで書いたことも含め,日々のオンザジョブトレーニングについて解説します。

次回のブログのテーマは「日々のオンザジョブトレーニングを実践する(パートⅢ)」です。「弱点克服ロードマップスタート後のオンザジョブトレーニング」について書きます。

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