書くべきことを自分の頭の中ではっきりさせる

先日,ある会社の社員研修で講師を務めてきました。

テーマは,「技術提案書を書くときに重要なこと」です。

国土交通省が発注する業務を受注する場合,技術提案書を提出させることがあります。このような業務は,プロポーザル方式総合評価落札方式と呼ばれています。

社員研修では,「技術提案書を書くときに重要なこと」の解説技術提案書の添削結果の解説を行いました。

添削結果の解説では,その会社の方が書いた4編の技術提案書の添削を行い,「Before & After」の形式で技術提案書の修正点のアドバイスを行いました。主に,「わかりやすい技術提案書(発注者に提案内容が明確に伝わる技術提案書)」を書くためのアドバイスを行いました。提案内容に関する技術的なアドバイスも一部行いましたが・・・。

アドバイスの内容(修正点)を一言で言えば・・・

“内容が明確に伝わるように書く”

です。

逆を言えば,4編の技術提案書には「内容が明確に伝わらない箇所があった」ということです。

例えば,「提案内容の着目点が不明確である」,「具体的な内容の文章や文を書いていない」味がわかりにくい文を書いている(必要な語句が欠けている文を書いている)」などです。

このように“内容が不明確な技術提案書”を書く理由の1つが,「書くべきことが自分の頭の中でぼやけている」ということです。

例えば,「必要に応じて・・・」「状況に応じて・・・」という語句があります。このような語句は,自分の頭の中がぼやけていても使えます。

具体的なことが頭の中になくても,「必要に応じて○○を行う・・・,状況に応じて△△を行う・・・」というような,ある意味,”ごまかし”で文を書くことができるからです。

例えば,技術提案書に,「必要に応じて住民への説明会を開催する」と書いたとき,「必要に応じて」という言葉の具体的な意味(「必要に応じて」が何を意味するのか,「必要」とはどのような状態なのか)が自分の頭の中になくてもこのような文を書くことができます。

これまでのブログの中で何度も書いていることですが,「書き手=知っている人,読み手=知らない人」です。しかし,この場合は「書き手=知らない人,読み手=知らない人」です。これでは,読み手に内容が明確に伝わりません。

「書くべきことを自分の頭の中ではっきりさせること」が重要なのは,わかりやすい技術提案書を書くときだけが対象ではありません。技術者の方が書く文書のすべてが対象です。

「書くべきことが自分の頭の中でぼやけていないか?」と自問しながら文書を書いてください。

これは,技術士第二次試験の記述式問題での答案を書く場合にも当てはまります。受験生の頭の中で解答がはっきりしていることで,試験官に解答が明確に伝わる答案を書くことができます。

「技術士第二次試験 建設部門 答案作成のテクニック」でこのことを詳しく書きました(こちら)。

ところで,余談ですが・・・

毎週金曜日の19時57分からNHK総合で「チコちゃんに叱られる!」という番組が放送されています(こちら)。

この番組は,“5歳の女の子”チコちゃんが問いかける素朴な疑問に司会の岡村隆史さんやゲストの方が答えられないと,「ボーッと生きてんじゃねえよ!」と叱られてしまうという内容です。面白い番組です。

わかりにくい文書(読み手に内容が明確に伝わらない文書)を書いていたら,チコちゃんに・・・「ボーッと書いてんじゃねえよ!」・・・と叱られそうです。

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企画&提案する技術士事務所 有限会社ジェイタプコ

ジェイタプコは,技術者の方々を対象にした「文書をわかりやすく書く方法」に関する社内研修を行う会社です。

ジェイタプコは,6パターンの研修プログラムに基づき,「文書をわかりやすく書く方法」を指導致します。

ジェイタプコ代表・森谷仁の著書
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