書き手と読み手の違いを認識する

2016年10月17日(月)に,(一社)埼玉県測量設計業協会様主催の平成28年度技術研修会(設計)で講師を務めさせていただきました(埼玉県測量設計業協会:こちら)。33名の方が出席されました。

テーマは「わかりやすい業務報告書の書き方」でした。午後1時~午後5時までの4時間の講習会でしたが,解説が3時間,演習が1時間という内容で行いました。

今回も講習会の終了後にアンケートを書いていただきました。33名中27名の方から,今回の講習会の内容がわかりやすい業務報告書を書くうえで「非常に参考になった,あるいは,参考になった」との評価をいただきました。

アンケートにいろいろな感想(意見)を書いていただきましたが,講習会の中で解説した「書き手と読み手の違いを認識する」が参考になったとの感想(意見)を書かれた方が5名いらっしゃいました。

「書き手と読み手の違いの認識」は,文書・文章・文を書くときに最も重要なことです。

例えば,仕事で書く様々な文書(例えば業務報告書)には必ず読み手がいます。逆を言えば,読み手に何かを伝えるため(伝達するため)に文書を書きます。伝えるべきことが読み手に確実に伝わることで伝達が成立します。

「書き手と読み手の違いを認識して書く」を言い換えると「読み手のことを考えて書く」になります。また,「読み手のことを考えて書く」を言い換えると「自分が読み手だったら今書いた文書が理解できるか?」と考えて文書を書くことです。

これは,文章や文を書く場合も同じです。

自分が決めたことに対する決定根拠が書いてない,解析条件が書いてない,具体的な内容で文が書かれていな,・・・といったような内容では,伝達は成立しません。

文書・文章・文を書くとき,「自分が読み手だったら今書いた文書・文章・文が理解できるか?」と考えてみてください。

このことを考えるだけで文書・文章・文の書き方が変わります。

自分で決めたことに対してはその決定根拠を書きます,解析条件を書きます,具体的な内容の文を書きます・・・・。

「書き手と読み手の違いの認識」は,わかりやすい文書を書く際のスタートです。

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